Die Digitalisierung der Buchhaltung bedeutet, dass Sie Ihr Unternehmen auf ein papierloses Büro umstellen und alle erforderlichen Schritte – z. B. Belegerfassung oder Belegausgabe – digitalisieren. Statt eine Rechnung auszudrucken und diese an den Kunden per Post zu versenden, übermitteln Sie eine E-Rechnung via E-Mail. Dies ist nicht nur komfortabel, sondern spart auch Zeit.

Die Umstellung Ihrer Buchhaltung auf digitale Prozesse ist mit weiteren Vorteilen verbunden. Auf der anderen Seite müssen Sie auch einige Nachteile in Kauf nehmen. Hierzu zählt z. B., dass Sie Ihre Mitarbeiter auf den Einsatz einer geeigneten Software vorbereiten müssen.

Was bedeutet digitale Buchhaltung in der Praxis?

Digitale Buchhaltung bedeutet, dass Sie alle erforderlichen Schritte bei der Erfassung einer Finanzbuchhaltung (Fibu) digital ausführen. Sie nutzen Vorlagen, um die Bareinahmen und die Barausgaben in der Kasse oder auf dem Bankkonto zu erfassen. Weitere Features unterstützen Sie bei der elektronischen Eingabe der Reisekostenabrechnung oder der Zahlung von Vorschüssen.

Die digitale Erstellung Ihrer Fibu erlaubt Ihnen, monatlich auf wiederkehre Buchungen – wie z. B. Miete oder Abschreibungen – zuzugreifen. Gleichzeitig können Sie eine periodische Abgrenzung der Telefonrechnung für den Monat Dezember vornehmen, die in der Regel erst Mitte Januar des Folgejahres bezahlt wird.

Die Abwicklung von Geschäftsbeziehungen zu ausländischen Kunden oder Geschäftspartnern steuern Sie mit einer digitalen Buchhaltung optimal über die Tools, die in einem elektronischen Buchhaltungsprogramm zum Auslandsverkehr integriert sind. Abhängig von der Wahl des Buchhaltungsprogramm lassen sich Einnahmen und Ausgaben in verschiedenen Fremdwährungen erfassen und in die vorbelegte Währung umwandeln.

Aus Ihrer elektronischen Buchhaltung generieren Sie mit wenigen Buchungen eine E-Bilanz. Anschließend nutzen Sie die Software, um die Daten in die Steuererklärungsformulare zu übernehmen und alle Unterlagen fristgerecht an Ihr Finanzamt zu übermitteln.

Wie lässt sich die Umstellung auf ein papierloses Büro umsetzen?

Die Umstellung auf ein papierloses Büro lässt sich in den folgenden fünf Schritten umsetzen:

1. Vor den ersten Maßnahmen zur Umstellung auf eine digitale Buchhaltung stimmen Sie sich mit Ihrem steuerlichen Berater ab. Von diesem erfahren Sie, welche Schritte notwendig sind, um die gesetzlichen Vorgaben für die Einhaltung der Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung in digitaler Form (GoBD) zu erfüllen.
2. Um die Zeit der Umstellung im Blick zu haben, erstellen Sie einen detaillierten Ablaufplan. Hiermit verschaffen Sie sich einen realistischen Überblick über die Zeit, das eingesetzte Personal und die fachliche Unterstützung von außen. Richten Sie sich auf eine Schritt-für-Schritt-Umstellung ein und planen Sie nicht, die Umstellung möglichst schnell durchzuführen.
3. Jede Buchhaltung ist mit bestimmten Herausforderungen verbunden. Führen Sie Ihr Unternehmen als Einzelunternehmen, müssen Sie weniger Aufwand und rechtliche Hürden bewältigen als eine GmbH. Dies sich vor Augen führend, wählen Sie die passende Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen.
4. Stellen Sie Ihre Buchhaltung komplett auf digital um, richten Sie Schnittstellen zu anderen Systemen ein. So können Sie z. B. die Daten der Lohnbuchhaltung komfortabel in die laufende Finanzbuchhaltung einpflegen.
5. An eine digitale Buchhaltung knüpft der Gesetzgeber einige Voraussetzungen. Deshalb müssen Sie nach der Einrichtung gewährleisten, dass alle Systeme GoBD-konform sind. Abschließend starten Sie einen Testlauf.

Welche Vor- und Nachteile sind mit einer digitalisierten Buchhaltung verbunden?

Die Digitalisierung einer Buchhaltung bringt Ihrem Unternehmen sowohl Vorteile als auch Nachteile.

Vorteile

Entscheiden Sie sich, Ihre Finanzbuchhaltung zu digitalisieren, nutzen Sie die folgenden positiven Effekte für Ihr Unternehmen:

• Zu jeder Zeit verschaffen Sie sich einen Überblick über den Stand der Einnahmen und die Höhe der Ausgaben.
• Die Geschäftsvorfälle fließen über digitale Belegerfassung automatisch in das unternehmensinterne Buchhaltungssystem ein.
• Die Debitoren und Kreditoren überwachen Sie digital.
• Sie generieren transparente Darstellungen des Zahlenwerks für betriebswirtschaftliche Auswertungen, Umsatzsteuervoranmeldungen und E-Bilanzen.
• Die Daten aus der Fibu übernehmen Sie komfortabel in die Steuererklärungsformulare.
• Sie bewahren alle wichtigen Unterlagen revisions- und rechtssicher auf.

Nachteile

Die Digitalisierung der Buchhaltung bringt die folgenden negativen Punkte mit sich:

• Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden.
• Sie investieren Kapital in die Anschaffung von Hardware und Software.
• Ihre Mitarbeiter erwerben das notwendige Wissen in Schulungen und müssen sich an den Einsatz der Software gewöhnen.
• Sie benötigen eine zuverlässige Internetverbindung.
• Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, treffen Sie entsprechende Vorbereitungen.

 

Fazit

Mit der Digitalisierung in der Buchhaltung optimieren Sie die Prozesse im Rechnungswesen in Echtzeit.

Sie verschaffen sich einen detaillierten Überblick über Ihre laufende Finanzbuchhaltung, versenden Rechnungen auf elektronischem Weg und profitieren in der Anlagenbuchhaltung von der digitalen Erfassung neuer Vermögensgegenstände. Auch zum Versenden Ihrer E-Bilanz an das Finanzamt können Sie die Tools eines digitalen Buchhaltungsprogramms optimal einsetzen.

Auf der anderen Seite kalkulieren Sie neben einem erheblichen Zeitaufwand bei der Umstellung auf ein papierloses Büro noch weitere Nachteile ein. Hierzu zählt z. B. die Anschaffung der Software und der Hardwarekomponenten oder das Vorhandensein einer zuverlässigen Internetverbindung.